MS Outlook как технологическая основа эффективного  управления

Каждый из нас обладает определенными ресурсами. Успех каждого во многом  определяется тем, насколько удачно он умеет распоряжаться своими ресурсами и жизненными обстоятельствами. Можно  пытаться удержать всю информацию в голове. Можно записывать на листочках или в блокнотах. Но есть система, построенная на современной технологической основе, которая впитала в себя опыт управления миллионов людей.  Она поможет держать в порядке Вашу информацию, вести переписку и работать в Интернете, планировать работу и вести учет сделанного. Это программа Outlook.

Нужно учиться управлять

Каждый человек является менеджером. Даже если он далек профессионально от менеджмента, он все равно  менеджер, поскольку всю свою жизнь управляет. Хотя бы процессами связанными лично с ним. Если человек чего-то хочет в этой жизни и предпринимает реальные действия для достижения своих целей, значит, он занимается  менеджментом.

Безусловно, менеджмент – это искусство, это от Бога. И есть менеджеры от Бога. А если вы не являетесь менеджером от Бога, но жизнь требует быть более эффективным? Остается одно – учиться.  В том числе учиться применять в работе более совершенные технологии.

Если человек признает необходимость учиться, если человек учится управлять, то больше шансов, что этот человек будет эффективным,  что этот человек будет эффективно использовать имеющиеся у него ресурсы, поскольку в этом случае управление становится более осознанным, более целеустремленным. Успех в любом деле, это не только талант и большой труд, но очень часто и своя система менеджмента, к которой этот человек приходит зачастую интуитивно.

Управление складывается из следующих процессов:

1. Анализа ситуаций и определения целей.

2. Анализа вариантов, планирования и принятия решений.

3. Организации выполнения плана.

4. Управления процессом выполнения плана.

5. Учета и контроля.

Эффективность управления во многом зависит от технологического и информационного обеспечения. В настоящее время, с одной стороны, многие  фирмы тратят миллионы долларов, для того чтобы построить корпоративную информационную систему. С другой стороны, индивидуальная повседневная деятельность часто остается технологически необеспеченной.  Такое положение дел можно объяснить только абсолютным невниманием к вопросам управления личной работой. Сегодня практически на каждом персональном компьютере установлен пакет  MS Office, одним из приложений которого является Outlook. Это приложение технологически поддерживает основные функции управления. Outlook, прежде всего, поддерживает индивидуальную работу. Но так же обеспечивает важнейшие функции управления подразделением.  И последние годы все более широко используется как корпоративная почтовая система.

Информационное обеспечение деятельности

В ходе повседневной деятельности каждый человек вступает в отношения с различными организациями и людьми. Определенным образом организованная Информация о людях  и организациях, с которыми пользователь вступает в отношения, в приложении Outlook называется Контактами. Информация  заносится в Стандартную Форму Контакт и хранится в Папке Контакты. Помимо того, что информация фиксируется не на случайных листочках, не в десятках блокнотах, а получает постоянное единое хранилище, существенно то, что Outlook предоставляет широкие возможности по представлению информации. Контакты можно объединять и фильтровать по Местоположению,  Организации, Отметке к исполнению, Важности и другим признакам. Дополнительные возможности организации информации предоставляет инструмент Категорий (категория – это определяемый пользователем классификационный признак). Outlook предоставляет широкие возможности по представлению информации: это и стиль     записной книжки с алфавитом, и список телефонов, и список контактов по Организациям. Но если все же Стандартные возможности не удовлетворяют пользователя – он имеет возможность создавать собственные Формы, Представления,  Стили печати.

Планирование

План, как модель процесса достижения цели, имеет важнейшее значение для эффективного управления. Каждый элемент плана в Outlook называется Встречей. Это звучит немного непривычно, но если предположить, что достаточно часто планируются какие-то взаимодействия с другими людьми, то вполне можно согласиться с тем, что это будет именоваться Встречей, даже в тех случаях, когда это Телефонный звонок или Сообщение электронной почты. Процесс планирования существенным образом облегчается тем, что Outlook предоставляет возможность наряду с разовыми Встречами оперировать Встречами, повторяющимися ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно. В этом случае пользователю необходимо определить периодичность повторения и число или интервал времени повторений. Как и в случае с Контактами, Outlook предоставляет широкие возможности по представлению информации о Встречах или планах. Это может быть привычный листок в стиле Органайзера с планом на день, это может быть план на неделю или план на месяц. И если план на месяц не совсем удобен для работы, если он представлен на листе формата А4, то он вполне может быть полезен для составления общего представления о загруженности месяца. Outlook позволяет представить Календарь пользователя и в виде графика Ганта. 

И еще. Значение Компьютера состоит в том, что он предоставляет возможность многократно использовать результаты решенной задачи. Эффективность управления будет обеспечиваться в том случае, когда каждый элемент плана будет проанализирован как на этапе планирования, так и после выполнения плана. И если вы в этом году запишите, в чем состояло техническое обслуживание вашего автомобиля, сколько это потребовало времени и денег, то есть надежда на то, что в будущем техническое обслуживание можно будет провести, с меньшей суетой. Проанализировав результаты работы, вы имеете больше оснований не совершать допущенных ошибок и находить лучшие решения.

Учет и контроль

Учет для большинства ассоциируется, прежде всего, с бухгалтерским учетом. Немногие ведут учет в повседневной жизни. Деньги считать для многих просто неприлично. Что считать еще? –  одежду и  домашнюю утварь? – зачем?  А между тем, если даже оставить деньги и домашнюю утварь, считать есть что. Прежде всего, необходим учет невосполнимого, одного из важнейших ресурсов – времени.  Необходим учет и нормирование типовых повторяющихся видов работ. Безусловно, трудно говорить о нормировании для очень многих видов деятельности. Но здесь проблема в большинстве случаев не в трудности оценки затрат времени для той или иной операции, сколько в отсутствии стремления к осознанной эффективной работе. В действительности планируются и нормируются все виды деятельности.  Шахматисты играют с лимитом времени, композиторы, писатели и журналисты пишут к определенному сроку. Для всех самых, что ни на есть творческих не поддающихся планированию видов деятельности, определяются границы по денежному бюджету,  сроку исполнения и многим другим параметрам. И эффективность работы во многом зависит именно от умения спланировать. План же возможен только в случае, если есть нормативы по видам работ, которые, в свою очередь, являются результатом анализа данных по учету.

Outlook может  фиксировать все, что создается средствами MS Office. Посмотрите сколько у вас файлов, созданных средствами Word.  Если этих файлов несколько тысяч, то хорошо это или плохо? Насколько кондиционно то, что составляет содержание этих файлов? Достаточно ли организованы ваши данные, чтобы быть полезными для вашей работы?

Outlook позволяет вести учет любых видов деятельности. И если для учета финансовых потоков и материальных ценностей лучше использовать Excel или специализированный пакет, то целесообразны  обращения к этим приложениям из Outlook и обмен данными.

Коммуникации

Чтобы обмениваться Сообщениями электронной почты, можно воспользоваться программой Outlook Express или какой-либо другой почтовой программой. И, несмотря на то, что Адресные книги почтовых приложений позволяют хранить не только адреса электронной почты, но и другую информацию,  приложение Outlook предпочтительнее   других почтовых программ,   потому, что работать с Контактами Outlook намного удобнее,  чем с Адресной книгой.  И удобства эти обусловлены более широкими возможностями по представлению и обработке информации. Важнейшими достоинствами Outlook является возможность автоматизации обработки сообщений с помощью макросов и тесная интеграция на основе макросов с другими приложениями MS Office.

Управление подразделением

Помимо понятия Встречи в Outlook используется достаточно близкое понятие Задачи. Отличие Задачи состоит в том, что Задача может поручаться подчиненным, если сотрудники работают в локальной сети. В Стандартной Форме Задачи имеется поле для определения объема выполненной работы и издержках.  Это позволяет руководителю контролировать ход выполнения той или иной работы.

Руководитель имеет также возможность контролировать присутствие сотрудников на рабочих местах,  организовывать и проводить виртуальные совещания, что, безусловно, при определенных условиях может обеспечивать более высокую эффективность коллективной работы, чем при обычной форме их проведения. Если есть соответствующее оборудование (прежде всего, Web-камеры), характеристики оборудования и каналов связи обеспечивают требуемое качество, то через Outlook возможно проводить и телеконференции.

Корпоративный стиль

Известно, что можно собрать отличных исполнителей, но при этом не добиться высокого результата. Это общеизвестная и универсальная истина. Она справедлива для спортивной команды, она справедлива для художественного коллектива, она справедлива для бизнеса. Не зря в литературе по менеджменту так много места уделяется вопросу формирования команды, культивированию корпоративной культуры.  Опыт показывает, что сотрудники могут достаточно добросовестно выполнять свои должностные обязанности, но этого мало, чтобы  обеспечить эффективный бизнес. Значительные же ресурсы роста возникают как результат взаимодействия.

Всякий бизнес несет с собой и определенное информационное поле. Это информационное поле неоднородно. Для руководства – это одно поле, для технического персонала другое. Это поле изменчиво, поскольку меняется персонал, меняются поставщики и клиенты, меняется среда. В больших организациях имеют хождение телефонные справочники. Но они не несут всей необходимой информации и быстро устаревают. Кроме того, они дороги в производстве. Все это приводит в работе к большому количеству вопросов, которых могло бы и не быть. В каждом отдельном случае это потерянные минуты. Но если посчитать издержки по всем сотрудникам в течение года, то эти издержки получатся серьезными.  Можно найти достаточно оправданий, чтобы не заниматься подобными вопросами с точки зрения организации в целом – это якобы  дело каждого сотрудника. Но в этом случае теряется не только время сотрудников – в этом случае перечеркивается огромный ресурс, обусловленный причастностью к организации, ощущением работы в команде, корпоративной культурой.

Билл Гейтс в своей книге «Бизнес со скоростью мысли» дает прекрасные примеры и корпоративной культуры и информационного обеспечения бизнеса. Не каждое предприятие может позволить себе корпоративную информационную систему на уровне компании Microsoft.  Но каждое предприятие имеет возможность позволить себе начать с малого и попытаться быть  более эффективной на основе того, что есть практически на каждом компьютере, в каждой локальной сети. Есть смысл  начать с Outlook. Но совершенно несложно поддерживать в рабочем состоянии корпоративные информационные ресурсы, обеспечив разграниченный доступ к ним как через локальную вычислительную сеть, так и через Интернет. Тогда будет меньше телефонных звонков относительно планов и расписаний, относительно того, когда будет на месте тот или иной сотрудник или руководитель. А значит, будет меньше потерь времени. И если посчитать, то вполне может оказаться, что издержки из-за этих маленьких потерь будут больше затрат на поддержание Корпоративных информационных ресурсов.

Несколько приятных мелочей

Безусловно, выше были упомянуты далеко не все возможности Outlook. Иногда эти возможности кажутся излишними, но со временем соглашаешься с тем, что они все же полезны. Это означает, прежде всего, что время на освоение этих возможностей мало, а суммарный выигрыш от их использования существенен. Например, Outlook обеспечивает автоматический набор одного из телефонных номеров Контакта. Выигрыш, в этом случае получается не столько за счет высвобождения нескольких десятков секунд на набор номера, сколько за счет исключения неправильно набранных номеров. А это дает минуты. И плюс удовлетворение от красиво выполняемой работы.

В некоторых случаях могут представлять интерес возможности Outlook по обеспечению удаленной работы. Это означает, что сотрудник, имея возможность выхода в Интернет, может обмениваться информацией с сервером и компьютерами локальной сети своей фирмы.

Полезны также электронные визитные карточки (Vcards), которые могут прикрепляться к Сообщениям электронной почты. В этом случае структурированная информация может без дополнительной ручной обработки помещаться в папку Контакты.

К Сообщениям электронной почты могут пристыковываться и Планы работы (iCalender). Это очень удобно, например, в случаях, когда сотруднику хотят сообщить средствами электронной почты график его работы на неделю или на месяц. Согласитесь, что План работы в форме Органайзера или в форме графика Ганта воспринимается много лучше, чем просто список мероприятий, выполненный в текстовом редакторе. Получив iCalender, вы можете представить информацию в любом удобном для вас виде.

Помимо возможностей создавать, в дополнение к стандартным, собственные формы, поля, использовать элементы управления ActiveX  и т. д., Outlook обладает практически неограниченными возможностями, связанными с использованием встроенного языка программирования Visual Basic for Applications.

Резюме

1. Каждый современный деловой человек является менеджером и осуществляет информационное обеспечение бизнес процессов, участником которых он является. Для технологического обеспечения информационной работы целесообразно использовать современное программное обеспечение, в частности приложение Outlook из Пакета MS Office.

2. Приложение Outlook впитало в себя опыт управления миллионов людей, оно продолжает активно развиваться и в состоянии удовлетворить практически любые требования пользователя.  Помимо автоматизации основных функций управления Outlook может выполнять функции системного и информационного интегратора, что также позволяет повысить эффективность бизнес процессов.

Обеспечивая, прежде всего, индивидуальные бизнес процессы, Outlook может использоваться также для решения некоторых задач управления подразделениями в локальных сетях.

Использовать Outlook для повышение личной эффективности, использовать Outlook для повышения эффективности работы организации – это правильное решение.

Автор статьи: Дмитрий Куприянов

·         (С) Авторский материал Дмитрия Куприянова. При печатном либо устном использовании этого материала ссылка на автора обязательна. В данном случае, вы соблюдаете авторское право РФ. Статья написана специально для сайта CG Time-M. Редактура А.Г. Горбачева. Обучение тайм-менеджменту       (495) 649-8352        www.time-m.com